西川純のメモ このページをアンテナに追加 RSSフィード

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04/07/16(金)

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 私はある学会(二千人弱規模)の学会誌編集委員会の事務局を一人でこなしています。色々な方から、「大変でしょうね」と言われますが、白状しますと、それほど大変ではありません。秘訣があります。それは、その仕事を受ける前に、仕事の内容を徹底的に分析します。そうすると、多くの部分は簡略化出来ることが明らかになります。そこで、その仕事を受ける際、「これこれのことをのんでください」とその仕事の責任者、つまり編集委員長や学会長にお願いします。私がお願いすることは、あまり過大なことではないので受けてもらえます。しかし、それによって負担は激減します。

 もう少し具体的に説明します。多くの学会では、編集委員が物理的に参集する編集委員会で全てを決めます。しかし、結果として、編集事務が著しく滞ります。例えば、ある学会では編集委員会が4月と9月の年2回あるとします。ある人が論文を5月に投稿します。ところが、その論文の査読者はだれにお願いするかは9月まで決まりません。9月に決まって、査読者が決まり、査読結果が6月に出されたとしても、それを投稿者に送るのは来年の4月まで待たなければなりません。一発でOKが出るなら良いですが、大抵は、数回は査読者と投稿者のやりとりがあります。となると、上記のような時間のロスが更に蓄積されます。また、事務局にとっても負担が多いです。まず、編集委員会の準備をしなければなりません。編集委員会が遠方の場合、出張しなければなりません。そこで、議事の多くはインターネット上で行えるというルールをお願いしました。ただ、もう一つお願いしました。それは、メール上の提案があり、それに対してレスが1週間無かった場合は賛成と見なす、というルールをお願いしました。これによって、大抵の議題は1週間で解決できることになります。インターネット上での作業だと、ルーティン化しやすくなります。また、情報が自動的にコンピュータ内部に保存されますので、記録整理の手間が大幅に削減できます。

 ただし、全てをインターネット上でやろうとするのは考えものです。というのは、現状ではマックユーザもいますし、Dosユーザーもいます。ワープロソフトもワードユーザーもいますし、一太郎ユーザーもいます。メースソフトになると実に多種多様です。従って、論文のファイルのやりとりをインターネット上でやると、その仲介役となる事務局の作業が極めて煩雑になります。そのため、その部分は印刷媒体を郵送するという方法をとっています。

 印刷に関わる作業(例えば割り付け、校正)は、事務局が大変な部分です。しかし、大変なのは素人がやるからであって、プロの印刷業の方にとっては、毎日の仕事です。だから、その部分に関してはプロに任せています。また、論文の発送に関してもお任せしています。我々が封筒に雑誌を入れるのはたどたどしいものですが、プロがやると見とれるほど早くやります。校正に関わる著者との連絡、また、超過分の印刷費・別づり費の請求も全て印刷業の方に任せています。仕事の最初に、作業全体のプロセスに関して詳細な取り決めを交わし、それに対する料金交渉をします。私はその料金に見合った予算を獲得するよう学会と交渉します。これもOKがとれます。意外かも知れませんが、上記のことをアルバイトでこなすよりも低い料金で実現できます。

 仕事の内容を分析し、シミュレーションし、交渉すれば、驚くほど仕事は楽になります。しかし、このことを理解している人って、本当に少ないと思います。